（2020年11月修订，经2021年1月15日校长办公会通过。沪经贸大办﹝2021﹞17号发文附件）
一、本规定所称的“重大活动”,是指以学校名义举办的关系学校发展的各类重大活动，如学校党代会、职代会，校庆典礼，重要教学工作会议、科研工作会议，重要的学术研究活动，重要的外事活动等。本规定所称的“重要项目”，是指国家级、省（市）级教学、科研课题和获奖项目，学校重要基建工程项目，重要设备安装项目及其他各类重要建设项目。“重大活动”和“重要项目”以下简称“两重”。
二、“两重”档案的形成由各立卷部门、单位(指活动组织部门、单位和项目管理部门、单位)分管领导负责，并督促本部门、单位档案人员收集材料、组卷立卷后向档案馆移交；档案馆负责指导立卷、接收整理、编目保管并提供利用。
三、在重大活动的筹备阶段，有关职能部门应及时向档案馆通报信息，档案馆也应主动了解相关信息，并指派专职档案人员指导收集立卷，必要时参与筹备工作，以切实做好重大活动建档、归档的协调服务和监督指导工作。
四、重要教学、科研项目的评审、鉴定，重要基建工程的竣工等，有关部门、单位应及时通报档案馆，由档案馆派专职人员参与对重要项目归档文件材料的检查和验收。
五、“两重”档案应在活动结束或项目结题后，及时向档案馆移交。
六、“两重”档案包括各种门类、各种载体的文件材料，尤其应重视对照片、录音、录像等重要声像档案及相关电子文件的收集和移交。
七、“两重”档案应严格遵照立卷要求，确保文件材料的齐全、完整和规范。